Zaczęło się od pytania: ile naprawdę kosztuje wyprodukowanie litra mleka?

Zakończyło się pełną transformacją operacyjną i zbudowaniem zintegrowanego systemu zarządzania: finansami, technologią, dynamicznym budżetem, produkcją i magazynem.

Gospodarstwo rozpoczęło specjalizację w obszarze, w którym ma największy potencjał – produkcji mleka. 

Transformacja była odpowiedzią na dynamiczne zmiany geopolityczne, klimatyczne i demograficzne, które wymusiły nowy model zarządzania: oparty na danych, odporny na wstrząsy i gotowy na współpracę z inwestorem.

Zmiany objęły pełną integrację operacyjną i finansową: od dopasowania planu upraw pod kątem rentowności (z uwzględnieniem potencjału gleb, dotacji i parku maszynowego), przez wdrożenie systemów kontroli kosztów i produkcji, aż po projektowanie ścieżki inwestycyjnej i pozyskanie finansowania w zgodzie z realiami gospodarstwa.

Kluczowe wyzwania:

 

  • brak realnych danych o kosztach produkcji mleka i upraw,
  • brak strategii rozwoju opartej na liczbach,
  • brak narzędzi do bieżącej kontroli kosztów i decyzji inwestycyjnych,
  • nieefektywny obieg faktur i rozproszony dostęp do danych kosztowych.

Zespół właścicielski nie szukał tylko doradcy – potrzebował partnera w zmianie.

Właśnie tak rozpoczęła się współpraca z interim CFO z doświadczeniem funduszowym, który objął rolę projektanta, wdrożeniowca i architekta systemu zarządzania.

Etapy Transformacji:

1. Analiza finansowa i techniczny koszt wytworzenia

Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza kosztów produkcji kiszonki, mleka i pasz. Powstały:

  • rzeczywiste kalkulacje jednostkowe,
  • benchmarki wewnętrzne dla działów i maszyn,
  • zidentyfikowane luki w ewidencji i decyzyjności.
  • rekomendacje do działań z natychmiastowym pozytywnym skutkiem finansowym 
producent mleka dashboard 6

2. Budowa systemu OMS – opis faktur po stronie operacyjnej

Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza kosztów produkcji kiszonki, mleka i pasz. Powstały:

  • rzeczywiste kalkulacje jednostkowe,
  • benchmarki wewnętrzne dla działów i maszyn,
  • zidentyfikowane luki w ewidencji i decyzyjności.
Modul Faktura

3. Planowanie upraw i rejestr prac – SmartField i LinkField

Zbudowano narzędzia do:

  • planowania prac rolnych i nawożenia,
  • raportowania rzeczywistych działań operatorów (w tym nieplanowanych),
  • integracji z analizą zużycia paliwa i pracy maszyn.
Planowanie

4. Oilhub – automatyczna kontrola zużycia paliwa, serwisu i części

W kolejnej fazie wdrożono narzędzie Oilhub, które zamknęło pętlę kontroli kosztów operacyjnych maszyn. System łączy dane z:

  • planowanego zużycia paliwa (SmartField),
  • raportowanych prac (LinkField),
  • rzeczywistych tankowań (systemy wagowe / dystrybutory),
  • oraz faktur (OMS).
origami effect portfolio excel park maszynowy

5. MilkInsights – analityka produkcji mleka i kosztu paszy

Aby uzupełnić stronę produkcji zwierzęcej, opracowano narzędzie MilkInsights, które pozwala:

  • śledzić produkcję mleka z podziałem na grupy technologiczne i stada,

  • analizować koszt paszy w przeliczeniu na litr mleka,

  • porównywać wyniki z benchmarkami i normami żywieniowymi,

  • dynamicznie reagować na zmiany efektywności żywienia.

Dzięki integracji z modelem finansowym i danymi rzeczywistymi (zakupy pasz, wydajność laktacji), MilkInsights stał się podstawowym narzędziem do zarządzania rentownością produkcji mlecznej.

6. Model Finansowy Gospodarstwa – budżet, inwestycje, analizy

W odpowiedzi na potrzebę przejrzystego planowania i analiz inwestycyjnych powstał pierwszy Model Finansowy Gospodarstwa Rolnego. Został on zaprojektowany jako uniwersalne narzędzie do:

  • dynamicznego budżetowania w układzie miesięcznym,
  • analizy kosztów i rentowności wg działów, projektów i typów działalności (roślinna, zwierzęca, energetyczna),
  • planowania inwestycji w formie symulacji scenariuszowych (CAPEX, leasingi, źródła finansowania),
  • przygotowania dokumentacji finansowej pod kredyt, leasing lub rozmowy z inwestorem.
Dashboard 1

Model stał się pierwszym punktem odniesienia, który pozwalał na zobaczenie gospodarstwa jako całości z perspektywy CFO, a nie tylko kierownika operacyjnego.

Zobacz Model Finansowy

7. FarmWise – model finansowo-operacyjny jako centrum sterowania gospodarstwem

W kolejnym etapie, bazując na doświadczeniach z wdrożenia modelu finansowego i narzędzi operacyjnych (OMS, Agronom, LinkField), powstał FarmWise – zintegrowany system łączący świat danych finansowych i rzeczywistej pracy na gospodarstwie.

FarmWise to nie tylko model. To:

  • centrum zarządzania gospodarstwem, łączące dane z OMS, SmartField, LinkField i Oilhub,
  • narzędzie, które pokazuje pełną ścieżkę kosztową – od faktury, przez magazyn, przez raport pracy maszyn, po analizę rentowności,
  • środowisko, w którym codzienne decyzje (zakup paszy, naprawa maszyny, planowanie zabiegu) są podejmowane na podstawie danych, a nie intuicji.
Agro Cultivations

8. Podstawowe efekty:

Obszar Przed trasnformacją Po transformacji
Analiza finansowa Dane z księgowości Zamiast patrzeć na to, co już się wydarzyło, zarząd widzi to, co może się wydarzyć. Model łączy dane księgowe z prognozami, budżetem i analizą scenariuszy.
Budżet oraz Kontrolling Orientacyjne Dynamiczny budżet i kontrolling w czasie rzeczywistym - Każda złotówka ma swoje miejsce w planie, każda zmiana jest analizowana na bieżąco, a decyzje podejmowane są w oparciu o aktualne dane i symulacje.
Decyzje inwestycyjne Intuicyjne oraz dane księgowe Teraz każda inwestycja jest przeliczana pod kątem wpływu na rentowność, zobowiązania, TKW i cash flow – zanim zostanie zrealizowana.
Koszt paszy Koszty szacunkowe Dziś TKW pasz liczony jest precyzyjnie – z uwzględnieniem kosztów upraw, nawożenia, zbiorów, strat magazynowych i receptur paszowych. Co więcej, FarmWise umożliwia bieżący nadzór nad całą produkcją pasz – od pola aż po żywienie – pokazując nie tylko koszt, ale też jego przyczynę i wpływ na wynik finansowy.
Koszt produkcji litra mleka Koszty szacunkowe Dziś koszt litra mleka wyliczany jest nie tylko jako TKW, ale także z pełnym uwzględnieniem kosztów pośrednich – pozwalając określić jego rzeczywisty wpływ na EBIT.
Relacja z bankiem Jednostronna rozmowa oparta na dokumentach księgowych. Merytoryczne partnerstwo oparte na danych, symulacjach, harmonogramach spłat i realnych planach rozwojowych.

9. Dodatkowo:

Przejście do nowego modelu – gotowość na przyszłość

Na tej bazie gospodarstwo mogło przejść do kolejnego etapu:

  • specjalizacji w produkty o większym potencjale rynkowym,
  • przygotowania gruntów, technologii i ludzi pod nowy model biznesowy,
  • prowadzenia rozmów z bankami i inwestorami jako równorzędny partner – z przewagą w postaci poziomu szczegółowości danych, jakiego w tym sektorze praktycznie się nie spotyka.

Spójna architektura danych

Każde wdrożenie – OMS, Agronom, Oilhub, MilkInsights, MFO, FarmWise – było częścią przemyślanej architektury, zaprojektowanej przez Interim CFO nie jako osobne narzędzia, lecz jako zintegrowany system zarządzania gospodarstwem.

Całość zbudowana została z myślą o:

efektywności raportowania,

  • szybkim dostępie do danych,
  • przygotowaniu organizacji na współpracę z inwestorami i bankami,
  • oraz samodzielnym zarządzaniu firmą bez potrzeby zewnętrznego controllingu.

Niezależność i technologia, która daje kontrolę

Cały system zbudowany został w oparciu o Excel + VBA + Power Query + DAX – technologie, które:

  • dają pełną elastyczność modyfikacji bez czekania na „wdrożeniowców” i „aktualizacje wersji”,
  • pozwalają działać lokalnie, offline i niezależnie od chmury lub serwera firmy trzeciej,
  • są powszechnie dostępne i nie wiążą się z wysokimi abonamentami ani kosztami licencji,
  • mogą być zrozumiane i rozwijane wewnątrz firmy, bez tworzenia uzależnienia od dostawcy.

 

To podejście sprawia, że firma ma kontrolę nie tylko nad danymi, ale nad samym systemem.