Wyzwanie
Firmy importowe dysponują ogromną ilością danych operacyjnych, logistycznych i finansowych, rozproszonych w systemach ERP i arkuszach Excel. Ręczne przetwarzanie tych danych jest czasochłonne, podatne na błędy i uniemożliwia szybkie reagowanie na zmiany rynkowe.
- Przyspieszenie dostępu do wiarygodnych informacji operacyjnych i finansowych
- Eliminacja błędnych decyzji wynikających z niespójnych danych
- Zwiększenie wartości biznesowej przez efektywne wykorzystanie magazynu i planowanie przepływów pieniężnych
Quantis – system analityczny i predykcyjny
Quantis automatyzuje przetwarzanie danych z Comarch ERP Optima do dedykowanych aplikacji Excel oraz wykorzystuje machine learning do prognozowania sprzedaży, zapotrzebowania towarowego i płynności finansowej. System działa w tle — użytkownik otrzymuje gotowy zestaw danych do podjęcia decyzji.
Całość została zaprojektowana jako narzędzie, które maksymalnie upraszcza procedury, ułatwia pracę zespołom i przyspiesza dostęp do danych operacyjnych i finansowych firmy, maksymalizując wykorzystanie informacji.
Centralna baza danych i automatyzacja
Quantis działa jako centralna baza danych firmy, do której automatycznie pobierane są dane z systemów ERP oraz innych źródeł operacyjnych i finansowych. Na tej podstawie działa warstwa serwerowa z automatyzacją i analizą predykcyjną, przetwarzając dane w logiczny i spójny sposób.
Dostęp do informacji odbywa się głównie przez dedykowane aplikacje klienckie w Excelu, które pełnią rolę interfejsu analitycznego: dashboardy, podgląd danych operacyjnych, symulacje „co jeśli”, prognozy sprzedaży, zapotrzebowania magazynowego i płynności finansowej. W ten sposób Quantis łączy bazy danych, automatyzację serwerową i przyjazne interfejsy użytkownika, umożliwiając działom sprzedaży, logistyki i finansów podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym.
Czym jest Quantis — zależnie od tego, skąd patrzysz
Quantis to jedno rozwiązanie, które każda osoba w firmie rozumie inaczej. I dobrze — bo każdemu daje coś innego.
Z perspektywy biznesu i właściciela Quantis nie wymaga wymiany systemu ERP, nowej infrastruktury ani rewolucji w organizacji. Buduje się na tym, co firma już posiada — danych z Comarch ERP Optima i Excelu, który wszyscy znają. To inwestycja, która rozbudowuje istniejący potencjał operacyjny, zamiast go zastępować.
Z perspektywy danych Dane, które firma gromadzi od lat w ERP, przestają być tylko archiwum. Quantis wydobywa z nich informację operacyjną, oczyszcza ją, porządkuje i zamienia w spójny, aktualny obraz całej firmy. Raz. Automatycznie. Bez ręcznych eksportów i bez ryzyka niespójności między działami.
Z perspektywy pracowników Każdy dział dostaje własne aplikacje Excel — zaprojektowane dokładnie pod charakter jego pracy. Logistyk ma narzędzia do planowania zamówień i rotacji magazynowej. Handlowiec widzi prognozy sprzedaży i skuteczność promocji. Finansista pracuje na dynamicznym modelu cash flow. To poziom rozbudowania i dopasowania, którego nie da się osiągnąć przez standardowe szkolenia z Excela — bo te aplikacje powstają na zamówienie, dla konkretnej firmy, konkretnego procesu i konkretnego człowieka.
Quantis nie jest oprogramowaniem do pobrania. To kompletna usługa wdrożeniowa — OrigamiEffect buduje cały ekosystem pod Twoją firmę, dział po dziale, i zostaje z Tobą po wdrożeniu.
Automatyzacja danych operacyjnych
System Quantis:
- pobiera dane sprzedażowe, magazynowe i finansowe z ERP,
- przetwarza je według zdefiniowanej logiki biznesowej,
- zasila aplikacje controllingowe, logistyczne i finansowe,
- eliminuje ręczne eksporty oraz niespójności danych.
Jeden ekosystem decyzyjny
Kluczową wartością Quantis jest spójność danych:
- sprzedaż wpływa na logistykę,
- logistyka wpływa na zobowiązania,
- zobowiązania wpływają na płynność,
- płynność wpływa na decyzje zakupowe.
Wszystkie moduły komunikują się ze sobą, a informacja powstaje raz — w oparciu o dane źródłowe z ERP oraz aplikacje Quantis.
Filozofia systemu
Quantis został zaprojektowany tak, aby:
- maksymalnie uprościć generowanie informacji
- zrewidować oraz wuglimonować zbędne elementy w procedurach,
- skrócić czas od danych do decyzji,
- zminimalizować ryzyko błędów operacyjnych,
- zapewnić pełną kontrolę nad płynnością w firmie importowej,
- wspierać współczesnego CFO w budowaniu wartości i spełnianiu wymogów vendor due diligence.
To nie jest raportowanie po fakcie. To system, który przekształca dane operacyjne w narzędzie zarządzania przyszłością, wspierając każdą decyzję sprzedażową, magazynową i finansową.
To nie jest raportowanie po fakcie.
To system, który przekształca dane operacyjne w narzędzie zarządzania przyszłością, wspierając każdą decyzję sprzedażową, magazynową i finansową.
Quantis to nie jeden, uniwersalny arkusz dla całej organizacji.
Każdy dział otrzymuje własny zestaw dedykowanych aplikacji Excel VBA – zaprojektowanych dokładnie pod charakter jego pracy, zakres odpowiedzialności i sposób podejmowania decyzji.
Dział zakupów pracuje na narzędziu do kontroli cen, wolumenów i warunków handlowych.
Logistyka korzysta z aplikacji do monitorowania stanów, rotacji i terminowości dostaw.
Sprzedaż operuje na własnym module analizy marż, sieci i kanałów.
Finanse mają system raportowania, który automatycznie agreguje dane i przekształca je w gotowe zestawienia zarządcze.
Każda aplikacja:
- automatyzuje powtarzalne czynności
- eliminuje ręczne przetwarzanie danych
- generuje raporty jednym kliknięciem
- działa w oparciu o wspólną, spójną strukturę danych
W efekcie organizacja nie pracuje na jednym przeciążonym pliku, lecz na zestawie wyspecjalizowanych narzędzi, które komunikują się ze sobą i budują jednolity system analityczny.
Przykładowe elementy systemu:
2. Aplikacja VBA w Excel
Logistyka – Prognozowanie zapotrzebowania towarowego oraz składanie zamówień
Quantis Logistics — od przeglądu zapasów do wysłanego zamówienia w kilka minut
Zarządzanie uzupełnianiem zapasów w firmie importowej to dziesiątki decyzji tygodniowo. Które produkty zamówić? Ile? Kiedy? Na ile dostaw podzielić zamówienie? Quantis Logistics skraca ten proces do kilku kliknięć.
Siatka, która mówi sama za siebie
Zamiast przeglądać raporty i ręcznie liczyć stany magazynowe, logistyk otwiera jedną siatkę — przejrzysty widok całego asortymentu. Widzi od razu które produkty są już poniżej stanu minimalnego i które zbliżają się do wyczerpania przy obecnym tempie sprzedaży. Nie ma zgadywania. System pokazuje co się kończy i kiedy — na podstawie prognoz sprzedaży, nie przybliżeń.
Decyzja zamówieniowa w kilku polach
Logistyk zaznacza produkty do uzupełnienia i określa parametry zamówienia: na ile miesięcy robi zapas oraz na ile dostaw chce je podzielić i z jakim odstępem między nimi. Quantis automatycznie przelicza ilości dla każdej dostawy. Żadnych arkuszy pomocniczych, żadnych ręcznych wyliczeń.
Jeden przycisk — gotowe zamówienie w Outlooku
Po zatwierdzeniu parametrów system generuje zamówienie i — w zależności od ustawień firmy — wysyła je bezpośrednio do dostawcy lub przekazuje do wewnętrznego zatwierdzenia. Outlook wysyła gotową wiadomość z pełną specyfikacją zamówienia. Logistyk nie przepisuje danych, nie kopiuje tabel, nie formatuje e-maila.
3. Inteligentne analizy sprzedaży, klientów i promocji
Quantis wykorzystuje zaawansowane modele predykcyjne i analitykę AI do kompleksowego monitorowania i prognozowania sprzedaży, zachowań klientów oraz efektywności promocji:
Prognozowanie sprzedaży:
System przewiduje przyszłe wolumeny sprzedaży na poziomie SKU, grup towarowych i klientów, uwzględniając sezonowość, trendy rynkowe i zmiany w zachowaniach zakupowych.
Analiza klientów:
Quantis identyfikuje segmenty klientów o najwyższym potencjale sprzedaży, monitoruje ich reakcje na promocje i zmiany cen, wykrywa spadki aktywności oraz anomalia w zachowaniach zakupowych.
Ocena skuteczności promocji i rabatów:
System mierzy realny wpływ promocji na:
- wzrost wolumenu sprzedaży i przychodów,
- zmianę marży i rentowności,
- efekt kanibalizacji produktów w ofercie,
- wpływ na zapasy i płynność magazynową,
- reakcje poszczególnych klientów na rabaty i akcje marketingowe.
Wykrywanie anomalii i ryzyk decyzji:
Quantis identyfikuje nietypowe zachowania sprzedażowe, błędy w promocjach oraz potencjalne ryzyka operacyjne, pozwalając uniknąć decyzji finansowo-nieefektywnych.
Optymalizacja działań marketingowych:
Dzięki integracji z danymi magazynowymi i finansowymi, system umożliwia planowanie promocji w sposób mierzalny i kontrolowany w całym łańcuchu: sprzedaż → klient → magazyn → cash flow.
Predykcyjne scenariusze decyzji:
Quantis pozwala symulować efekty różnych strategii cenowych, promocji i działań marketingowych, pokazując ich wpływ na sprzedaż, magazyn i płynność finansową w przyszłych okresach.
Prognozy finansowe i zarządzanie płynnością
Dane sprzedażowe i logistyczne są automatycznie integrowane z modelem finansowym. System umożliwia:
- prognozę przychodów,
- prognozę marży,
- planowanie przepływów pieniężnych,
- prognozowanie transakcji walutowych,
- ocenę zapotrzebowania na finansowanie obrotowe.
Planowane dostawy generują przyszłe zobowiązania walutowe, które są uwzględniane w prognozie cash flow. Dzięki temu firma:
- widzi przyszłe obciążenia finansowe,
- może wcześniej zabezpieczyć kurs walutowy,
- planuje finansowanie w oparciu o dane operacyjne.
4. System Alertów i Reguł Decyzyjnych
W ramach Quantis została zbudowana dedykowana warstwa powiadomień, która dostarcza spersonalizowane alerty do poszczególnych działów firmy.
System nie generuje jednego raportu dla wszystkich.
Każdy zespół otrzymuje wyłącznie te sygnały, które wymagają jego reakcji.
Mechanizm działania:
- Reguły biznesowe są przypisane do konkretnych domen (magazyn, sprzedaż, pricing, zakupy, logistyka).
- Alerty są klasyfikowane wg poziomu pilności (np. RED ALERTS – Immediate Action Required).
- Powiadomienia są automatycznie dystrybuowane do właściwego działu.
Przykład:
[MAGAZYN] – CZERWONY ALERT
- Krytycznie niski stan magazynowy (Klasa A): Produkt A – Stan: 65 | Dni do wyczerpania: 8
- Krytycznie niski stan magazynowy (Klasa A): Produkt B – Stan: 12 | Dni do wyczerpania: 6
→ Natychmiastowa decyzja zakupowa / przyspieszenie dostawy.
[SPRZEDAŻ I POPYT]
- Gwałtowny wzrost sprzedaży: Produkt C – Wzrost: +59,7% | Wzrost inkrementalny (Lift): +59,7%
→ Weryfikacja przyczyny wzrostu (kampania, brak dostępności u konkurencji, impuls rynkowy) oraz decyzja o zwiększeniu zamówienia / zabezpieczeniu dostępności.
Dział logistyki otrzymuje wyraźny sygnał operacyjny.
Dział sprzedaży otrzymuje alerty dotyczące kanibalizacji lub skuteczności promocji.
5. Interfejs Quantis – prostota i szybkość wprowadzania danych
W projektowaniu Quantis postawiono na intuicyjny i szybki dostęp do informacji, zamiast klasycznej edycji pojedynczych rekordów w ERP czy bazach danych.
Kluczowe założenia interfejsu
- Zarządzanie w tabelach, w formie zbliżonej do Excela – użytkownik widzi pełny kontekst, wszystkie produkty i sieci w jednym widoku.
- Minimalna liczba pól do wypełnienia – np. dla Retail Networks wystarczy wprowadzić jedynie datę, do kiedy produkt ma być dostępny w danej sieci.
- Reszta danych jest interpretowana i przetwarzana automatycznie przez Quantis.
- Czytelność i ergonomia – kolumny oznaczają poszczególne sieci, wiersze produkty, a każdy wpis jest natychmiast widoczny i możliwy do modyfikacji.
- Automatyczne działanie systemu – wprowadzona data umożliwia Quantis śledzenie dostępności, wyzwalanie alertów i planowanie działań w czasie rzeczywistym.
Efekt dla użytkownika
- Redukcja czasu potrzebnego na aktualizację danych – zamiast pojedynczego rekordu, cała sieć lub portfolio widoczne od razu.
- Mniej błędów i większa spójność danych dzięki jednoznacznemu formatowi tabeli.
- Intuicyjna obsługa nawet dla osób niezaawansowanych w systemach ERP – wystarczy wpisać datę w odpowiednie komórki.
Dynamiczny model finansowy dla CFO
Quantis nie generuje statycznych raportów — buduje żywy model finansowy firmy, który aktualizuje się automatycznie wraz z danymi operacyjnymi z ERP czy z dedykowanymi aplikacjami systemu Quantis.
Każda zmiana w sprzedaży, magazynie czy harmonogramie dostaw natychmiast przekłada się na aktualny obraz cash flow, marży i zobowiązań walutowych. Nie ma potrzeby ręcznego przeliczania arkuszy ani czekania na koniec miesiąca — model jest zawsze aktualny.
Model, który odpowiada na pytanie „co jeśli?”
Oprócz bieżącego obrazu finansów, Quantis umożliwia symulowanie różnych scenariuszy decyzyjnych. Możesz sprawdzić, jak na płynność i rentowność wpłynie:
- zmiana wolumenu zamówień do dostawcy,
- opóźnienie lub przyspieszenie dostawy,
- korekta polityki cenowej lub rabatowej,
- zmiana kursu walutowego przy zakupach zagranicznych.
Scenariusze są budowane na danych operacyjnych — nie na przybliżeniach.
Dzięki temu każda decyzja zakupowa, magazynowa i finansowa ma twarde oparcie w liczbach.
Planowanie, które wyprzedza rzeczywistość
Dynamiczny model finansowy Quantis przekształca controlling z funkcji opisowej w funkcję predykcyjną. CFO i zarząd widzą nie tylko to, gdzie firma jest dziś — ale gdzie będzie za 30, 60 i 90 dni, przy założonych lub symulowanych warunkach operacyjnych.
Finanse nie otrzymują wyłącznie modułu raportowania.
To zestaw narzędzi, które wspierają realne decyzje finansowe i zarządzanie ryzykiem.
System umożliwia nie tylko automatyczne agregowanie danych i przygotowywanie raportów zarządczych, ale również efektywne wykorzystanie takich narzędzi jak:
- symulacje kursowe wpływające na marżę i wynik
- planowanie i kontrola hedgingu walutowego
Dzięki temu dział finansowy nie działa reaktywnie.
Ma pełną kontrolę nad przepływami, marżą oraz ryzykiem kursowym, a decyzje dotyczące wymiany walut czy zabezpieczeń nie są intuicyjne — są oparte na danych i symulacjach.
Quantis rośnie razem z firmą.
Rynek się zmienia. Twoja oferta, struktura klientów i warunki zakupów też. Dlatego OrigamiEffect nie znika po uruchomieniu systemu — aktualizuje modele, rozbudowuje funkcje i reaguje na zmieniające się potrzeby Twojego biznesu.