Zaczęło się od pytania: jak zbudować kantor internetowy, który przetrwa w warunkach ultra niskich marż?

Zakończyło się kompleksowym systemem zarządzania fintechem – od modelu finansowego, przez system BI, automatyzację faktur, aż po narzędzie dla handlowców.

Startup rozpoczął działalność w jednym z najbardziej wymagających segmentów rynku finansowego – wymianie walut online. 

Sukces projektu był odpowiedzią na wyzwania rynkowe: ultra niskie marże, wysoką konkurencję bankową, konieczność budowania zaufania od zera i potrzebę szybkiego skalowania przy zachowaniu pełnej kontroli nad kosztami.

Budowa objęła pełną integrację operacyjną i finansową: od zaprojektowania modelu finansowego wspierającego decyzje inwestycyjne, przez wdrożenie systemu BI do zarządzania transakcjami walutowymi, po automatyzację procesów księgowych i stworzenie narzędzi sprzedażowych opartych na danych.

Kluczowe wyzwania:

  • brak gotowych rozwiązań rynkowych dedykowanych dla kantorów internetowych,
  • konieczność precyzyjnego planowania finansowego w warunkach ultra niskich marż,
  • potrzeba kontroli nad dziesiątkami tysięcy transakcji walutowych miesięcznie,
  • wymóg transparentnego raportowania dla potencjalnego funduszu inwestycyjnego,
  • budowa efektywnego procesu sprzedażowego opartego na konkretnych danych.

Etapy Budowy Startupu:

1. Model finansowy – fundament planowania i pozyskania kapitału

Pierwszym krokiem było stworzenie modelu finansowego, który pozwalał:

  • testować różne scenariusze rozwoju i kampanii reklamowych,
  • precyzyjnie szacować koszty pozyskania klienta (CAC) na podstawie danych z Google Ads,
  • planować zapotrzebowanie kapitałowe (CAPEX i OPEX) w podziale na etapy rozwoju,
  • prowadzić merytoryczne rozmowy z funduszem inwestycyjnym w oparciu o dane i projekcje.
Kantoris 1

Model służył nie tylko do planowania – stał się narzędziem operacyjnym wykorzystywanym przez ponad 7 lat, od etapu inwestycji, przez wzrost, aż po bieżące zarządzanie finansami.

Zobacz Model finansowy dla startup

2. Projekt oraz budowa platformy do wymiany walut

Projektowanie produktu i architektury analitycznej – fundament startupu

Przed jakąkolwiek linią kodu czy pierwszą transakcją, zaprojektowano kompletną architekturę produktu i systemu analitycznego:

  • Workflow serwisu transakcyjnego – mapowanie pełnej ścieżki użytkownika od rejestracji do realizacji transakcji
  • Design strony głównej zoptymalizowany pod konwersję i analytics
  • Architektura web analytics wbudowana od dnia zero – tracking źródeł klientów, geolokalizacja, analiza zachowań
  • Integracja z Google Analytics i MixPanel na poziomie designu produktu
  • Regulamin i umowy dostosowane do specyfiki modelu biznesowego i wymogów compliance
  • System pozwalający na identyfikację: skąd przyszedł klient, skąd się loguje, jak porusza się po serwisie

To podejście zapewniło, że każda decyzja biznesowa od pierwszego dnia była oparta na danych, a nie domysłach – od projektowania UX, przez marketing, po optymalizację konwersji.

Dzięki wbudowanej od początku analityce, platforma wiedziała o każdym kliencie: źródło pozyskania, geolokalizacja logowań, pełna ścieżka behawioralna – fundament dla późniejszych optymalizacji marketingowych i operacyjnych.

3. System BI – od pierwszej transakcji do milionów dziennie

W odpowiedzi na brak gotowych narzędzi analitycznych dla kantorów online, zaprojektowano i wdrożono dedykowany system Business Intelligence, który:

  • automatycznie importował dane z bazy PostgreSQL,
  • prezentował wolumeny transakcji według waluty, okresu, typu klienta,
  • umożliwiał analizę wydajności dealerów i efektywności sprzedaży,
  • pozwalał na bieżącą kontrolę marży i rentowności operacji,
  • wspierał zarządzanie od pierwszych klientów aż po skalę 15 000 transakcji miesięcznie.
business intelligence kantoru internetowego

System działał nieprzerwanie przez wiele lat, obsługując transakcje o łącznej wartości przekraczającej miliardy złotych, zapewniając pełną zgodność danych – bez różnic nawet na poziomie grosza.

Zobacz BI dla platformy wymiany walut

4.  Ewidencja faktur – budowa rachunkowości zarządczej

Już od początku działalności wdrożono narzędzie do:

  • automatycznego importu danych z systemu księgowego,
  • segmentacji kosztów według kategorii, działów i miesięcy,
  • monitorowania stanu zobowiązań i zaplanowanych płatności,
  • szybkiej oceny struktury kosztów w ujęciu rocznym i miesięcznym.
Excel podłaczony do systemu ksiegowego

Rozwiązanie pozwoliło na budowę kultury zarządzania opartej na danych od pierwszego dnia działalności.

Analiza finansowa na podstawie danych z systemu księgowego

5. Moduł kalkulacyjny dla handlowców – budowa przewagi sprzedażowej

W ramach wsparcia procesu sprzedażowego powstał zaawansowany kalkulator, który:

  • porównywał koszty wymiany walut na platformie z ofertą bankową,
  • wykorzystywał rzeczywiste kursy Forex i koszty przelewów dla każdego banku,
  • symulował oszczędności klienta w danym okresie i w perspektywie 2 lat,
  • generował dynamiczne projekcje oszczędności z efektem wizualnym „WOW”,
  • dawał handlowcom przewagę poprzez sprzedaż opartą na konkretnych liczbach, a nie deklaracjach.
Oferta

Narzędzie stało się kluczowym elementem budowania zaufania i zwiększania konwersji w rozmowach z klientami.

Zobacz: Moduł kalkulacyjny wsparcia sprzedaży

8. Podstawowe efekty:

Planowanie finansowe Brak narzędzi Dynamiczny model finansowy z analizą scenariuszową, wspierający pozyskanie inwestora i zarządzanie wzrostem
Zarządzanie transakcjami Brak dedykowanych rozwiązań System BI zbudowany od podstaw, obsługujący od pierwszych transakcji aż po 15 000.
Kontrola kosztów Standardowa księgowość Automatyczna analiza kosztów w czasie rzeczywistym z segmentacją i monitoringiem zobowiązań
Proces sprzedażowy Oferty oparte na deklaracjach Narzędzie kalkulacyjne pokazujące konkretne oszczędności w oparciu o dane rynkowe
Wynik biznesowy Ponad 1 miliard złotych przychodów w drugim roku działalności przy dodatnim wyniku netto

9. Dodatkowo:

Kompleksowe podejście do budowy startupu pozwoliło na:

  • przygotowanie przekonującej dokumentacji finansowej na etapie pozyskiwania kapitału
  • profesjonalne prowadzenie due diligence ze strony funduszu
  • transparentne raportowanie wyników od pierwszych miesięcy działalności
  • budowanie zaufania inwestora poprzez kontrolę nad każdym aspektem operacji

Skalowanie bez chaosu

Zintegrowana architektura systemów umożliwiła wzrost z kilkudziesięciu do kilkunastu tysięcy transakcji miesięcznie przy zachowaniu:

  • pełnej kontroli nad marżą i rentownością każdej operacji
  • natychmiastowego dostępu do kluczowych wskaźników biznesowych
  • efektywności operacyjnej nawet przy szybkim wzroście wolumenów
  • spójności danych między wszystkimi systemami bez ręcznej synchronizacji

Konkurowanie z bankami dzięki technologii

Platforma mogła oferować lepsze warunki niż tradycyjne instytucje finansowe dzięki:

  • precyzyjnej kontroli kosztów operacyjnych w czasie rzeczywistym
  • automatyzacji procesów, które w bankach wymagają zaangażowania wielu osób
  • analityce pozwalającej na optymalizację marży bez utraty konkurencyjności
  • transparentności oferty wspieranej konkretnymi danymi dla klientów

Niezależność od dostawców oprogramowania

Wykorzystanie Excel + VBA + SQL + PostgreSQL zamiast gotowych systemów ERP dało:

  • możliwość natychmiastowych modyfikacji bez zgłoszeń do działu IT zewnętrznego dostawcy
  • uniknięcie wysokich kosztów licencji charakterystycznych dla rozwiązań enterprise
  • pełną kontrolę nad logiką biznesową i algorytmami kalkulacyjnymi
  • zdolność do szybkiego reagowania na zmiany regulacyjne i rynkowe

To podejście sprawia, że firma ma kontrolę nie tylko nad danymi, ale nad samym systemem.