Wyzwanie
Firmy zazwyczaj korzystają z usług zewnętrznej firmy księgowej lub zatrudniają własną księgową, która wykorzystuje wyspecjalizowany program księgowy. Projekt wymagał więc dostosowania narzędzia do konkretnych systemów, zależnych od księgowości obsługiwanego klienta.
Rozwiązanie
W celu ułatwienia oceny aktualnej kondycji finansowej firmy zaprojektowano narzędzie, które umożliwia połączenie się z dowolną bazą danych, pobranie informacji oraz ich prezentację w przystępny sposób.
Roczne zestawienie kosztów
Narzędzie stworzone w Excelu, wykorzystujące połączenie z bazą danych systemu księgowego, importuje oraz segmentuje wszystkie dane księgowe.
Dane zostały podzielone według typowego podziału, uwzględniając rok oraz miesiąc poniesienia kosztu.
Na wykresie przedstawiono poniesione koszty z podziałem na kategorie w ujęciu rocznym.
Zaprojektowane od podstaw narzędzie oraz procedury umożliwiają szybką i wygodną ocenę struktury kosztów w firmie.
Kategoryzacja kosztów
Excel segmentuje koszty z programu księgowego według wybranych kryteriów. Powyżej widać koszty podzielone ze względu na:
- koszty produktu,
- koszty pracowników,
- ogólne koszty spółki,
- koszty wynajmu lokalu,
- koszty marketingowe,
- wynagrodzenia.
Wykres przedstawia ogólną sumę kosztów poniesionych przez firmę w konkretnym miesiącu, z podziałem na wybrane kryteria.
.
Analiza struktury kosztów
Podczas importu danych w postaci kosztów i przychodów Excel pobiera dodatkowe informacje, takie jak:
- strona operacji,
- data powstania rekordu,
- rodzaj kosztu,
- grupa, kategoria oraz subkategoria.
Takie zestawienie kosztów pozwala na ogólną ocenę stanu zobowiązań oraz oszacowanie ich wielkości.
Aktualny stan realizacji płatności
Narzędzie zostało dostosowane w taki sposób, aby widoczne były nie tylko koszty poniesione przez spółkę, ale również koszty zaplanowane (tzw. stałe), które oczekują na płatność.
Zestawiono wartość kosztów zapłaconych z kosztami niezapłaconymi, co daje ogólną ocenę kondycji finansowej spółki. Excel przelicza oraz sumuje wartości kosztów przyszłych, dając możliwość zaplanowania dodatkowych wydatków.
